23/11/2020

Những Gợi Ý Về Mẫu Checklist  Tổ Chức Sự Kiện

Tham khảo những gợi ý dưới đây về mẫu checklist tổ chức sự kiện!

Một sự kiện thành công luôn đi kèm với một ekip tổ chức chuyên nghiệp cũng tổ hợp các khâu làm việc kết hợp nhuần nhuyễn với nhau. Do đó, checklist tổ chức sự kiện trở thành một phần không thể thiếu giúp bám sát tiến độ công việc, giúp chương trình diễn ra suôn sẻ hơn. Trong bài viết hôm nay, Eventbook sẽ gợi ý cho bạn mẫu checklist tổ chức sự kiện khái quát và đầy đủ nhất, tìm hiểu ngay thôi!

Không có quy chuẩn nhất định, song mẫu checkist tổ chức sự kiện cơ bản thường bao gồm các hạng mục công việc như sau:

1. Địa điểm tổ chức event - mục cơ bản trong checklist tổ chức sự kiện

Bước đầu tiên sau khi tìm hiểu thông tin về một số địa điểm có thể phù hợp, bạn cần tiến hành khảo sát trên thực tế, xem xét về quy mô, sức chứa và cơ sở vật chất của địa điểm. Tiếp theo đó, đừng quên thêm vào checklist tổ chức sự kiện phần việc ký kết hợp đồng thuê địa điểm để nhanh chóng gia hạn thời gian, tránh những thủ tục về mặt giấy tờ pháp lý phức tạp sau này. Kế tiếp, checklist tổ chức sự kiện cũng cần liệt kê những mục cần làm về việc chuẩn bị background, thiết kế banner, set up khu vực dành cho khách tham dự và sân khấu, trang trí sự kiện,...

Những Gợi Ý Về Mẫu Checklist  Tổ Chức Sự KiệnĐịa điểm tổ chức sự kiện là đầu mục quan trọng trong checklist tổ chức sự kiện

2. Thiết lập thời gian và thời lượng - điểm quan trọng trong checklist tổ chức sự kiện 

Sau khi ấn định được thời gian tổ chức event cố định, hãy lập timeline, agenda và deadline dành cho các hạng mục công việc cụ thể như timeline của truyền thông, marketing hay hậu cần, nhân sự,... để có thể dễ dàng hơn khi kiểm tra checklist tổ chức sự kiện.

3. Phân bổ công việc và tạo team phụ trách

Sau khi thiết lập timeline, agenda và deadline, đã đến lúc bạn nên chia team phụ trách công việc để giúp tiết kiệm thời gian cũng như giúp chương trình có thêm nhiều ý tưởng tuyệt vời hơn. Khi checklist tổ chức sự kiện của bạn càng chia nhỏ đầu việc một cách phù hợp thì sẽ giúp tăng hiệu quả công việc của toàn bộ ekip.

4. Các hạng mục in ấn, trang trí 

Các hạng mục in ấn, trang trí trong checklist tổ chức sự kiện bao gồm:
In ấn backdrop, standee, banner, voucher, bandroll, giấy mời,...
Trang trí bóng bay, hoa tươi, hoa giả, hoa( cài áo đại biểu, hoa bục phát biểu, hoa bàn đại biểu, hoa tặng đại biểu lên phát biểu,...)
Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ cho khách mời, thẻ bảo vệ, thẻ ra vào sự kiện,...
Hệ thống chỉ dẫn, biển chỉ dẫn,...

Những Gợi Ý Về Mẫu Checklist  Tổ Chức Sự KiệnCác hạng mục in ấn, trang trí luôn cần kiểm tra kỹ lưỡng

5. Checklist tổ chức sự kiện - nhân sự và các tiết mục chương trình

Nhân sự là phần vô cùng quan trong trong mỗi sự kiện, do đó checklist tổ chức sự kiện của bạn cần vô cùng lưu tâm:
Lễ tân: đón tiếp khách mời, xác nhận thông tin, chỉ dẫn, nhận namecard, tiễn khách
Ca sĩ, nhóm nhảy,...
Quay phim, chụp ảnh
PG đón tiếp, xếp đội hình
Nhân viên hỗ trợ công tác hậu cần
MC dẫn chương trình: trao đổi kịch bản chi tiết với MC, duyệt chương trình, duyệt trang phục MC

6. Khu vực sân khấu

Do sân khấu là điểm nhìn chung của toàn bộ sự kiện, do đó khi setup, cần lưu tâm những mục sau vào checklist tổ chức sự kiện:
Màn hình LED: kiểm tra thông số kỹ thuật, kiểm tra chất lượng
Máy chiếu: kết nối để kiểm tra có đảm bảo vận hành tốt
Micro: có dây, không dây, dự phòng
Loa, âm ly
Hệ thống âm thanh, ánh sáng phục vụ chương trình: trước 1 - 2 tiếng trước khi diễn ra sự kiện, cần kiểm tra thật kỹ lưỡng để đảm bảo không có sự cố nào khi chương trình diễn ra, cũng cần chú ý đến đường dây tải điện khi cắm các thiết bị có công suất lớn.

7. Checklist tổ chức sự kiện: đại biểu - khách tham dự

Sau khi được cung cấp danh sách khách mời tham dự, hãy lập checklist tổ chức sự kiện phiên bản thu nhỏ để dễ dàng check in khách tham dự với những thông tin cơ bản như họ tên, số điện thoại, email,... 

Những Gợi Ý Về Mẫu Checklist  Tổ Chức Sự KiệnMột checklist sự kiện nhỏ nhưng có võ đó chính là phần kê khai thông tin khách tham dự

8. Quà tặng sự kiện

Quà tặng sự kiện bao gồm quà tặng cho khách tham dự check in, quà tặng cho khách mời phát biểu, đối với một số sự kiện đặc biệt quà tặng còn bao gồm quà tặng check out cho khách tham dự.

9. Teabreak, tiệc mặn

Checklist tổ chức sự kiện về phần tiệc bao gồm:
Bố trí khu vực Teabreak: setup trang trí tiệc
Lựa chọn loại hình Teabreak theo chủ đề sự kiện
Làm việc với nhà cung cấp Teabreak, ký hợp đồng, xác định thời gian phục vụ
Lên danh sách người phục vụ Teabreak trong quá trình chương trình diễn ra
Đối với tiệc mặn, cần kỹ càng hơn nữa trong việc setup không gian thưởng thức tiệc, làm việc với nhà hàng, lựa chọn menu đồ ăn, ăn thử đồ ăn,...

Những Gợi Ý Về Mẫu Checklist  Tổ Chức Sự KiệnBữa tiệc hoặc Teabreak của bạn cần chuẩn bị rất nhiều thứ

10. Giấy xin phép tổ chức sự kiện và các giấy phép khác

Không thể quên trong checklist tổ chức sự kiện đó là phần note lại những thủ tục giấy tờ cần có để tổ chức một chương trình như:
giấy xin phép tổ chức sự kiện của sở văn hóa và các ban ngành khác
các giấy tờ khác liên quan đến khu vực đỗ xe, cấp cứu, công an, phường xã, điện lực, phòng cháy chữa cháy,...

11. Tổng kết và báo cáo kết quả

Một checklist tổ chức sự kiện khác không thể thiếu được chính là lập bảng đánh giá mức độ thành công của chương trình, mức độ hoàn thiện công việc của ekip tổ chức chương trình. 

Hy vọng bài viết trên của Eventbook đã gợi ý cho bạn những thông tin cần có về mẫu checklist tổ chức sự kiện. Để cập nhật thêm nhiều thông tin khác về tổ chức sự kiện, đừng quên ghé thăm Eventbook ngay hôm nay!

Tác giả: Vân Anh